A importância da redução de custos para farmácias: como melhorar a eficiência sem prejudicar o atendimento
Um dos maiores desafios das farmácias hoje é reduzir os custos operacionais, sem comprometer a qualidade do serviço prestado e o atendimento aos clientes. A pressão para manter a lucratividade é constante, e embora a redução de custos seja essencial, ela não pode impactar negativamente a experiência do cliente. Cortes mal planejados podem gerar filas longas, falta de produtos essenciais e um atendimento abaixo do esperado. No entanto, se os gestores adotarem estratégias bem planejadas, é possível melhorar a eficiência operacional e aumentar os lucros sem prejudicar o serviço. Estudos indicam que a carga tributária sobre medicamentos no Brasil é uma das mais altas do mundo, com um índice de 33%, o que coloca ainda mais pressão sobre as farmácias.
Entretanto, reduzir custos é totalmente possível em qualquer farmácia, desde que sejam aplicadas as estratégias corretas e investimentos inteligentes. Ao adotar práticas eficazes, é possível economizar sem comprometer a qualidade do atendimento. Neste blog, exploramos como implementar essas soluções de forma estratégica para otimizar os custos, ao mesmo tempo em que se mantém um atendimento de excelência ao cliente.
Como gerir de forma inteligente sua equipe e evitar excessos e sobrecarga
Uma equipe mal dimensionada pode impactar diretamente tanto a experiência do cliente quanto os custos da farmácia. Funcionários insuficientes resultam em longas filas e atendimento demorado, enquanto um número excessivo gera despesas desnecessárias. Por exemplo, uma farmácia com demanda crescente e apenas um caixa disponível pode prejudicar a experiência do cliente, que se sentirá insatisfeito com a demora, ao mesmo tempo, em que o funcionário enfrentará sobrecarga de trabalho. Por isso, o ideal é encontrar um equilíbrio, analisando a demanda real e ajustando estrategicamente o número de colaboradores necessários para cada função, otimizando a escala de trabalho. Isso pode ser feito utilizando tecnologias de gestão de pessoal que ajudam a prever o fluxo de clientes e ajustar os turnos conforme a demanda.
Segundo Cadri Awad, diretor do Instituto Bula, a folha de pagamento fixa deve representar entre 6% a 8% do faturamento (ou até 12% a 18% para farmácias de manipulação) para garantir a saúde financeira da farmácia e evitar que essas despesas fixas impactem outras áreas do negócio. Além disso, definir metas claras e premiações por desempenho pode ser uma forma eficaz de motivar a equipe, sem elevar excessivamente os custos, melhorando a produtividade sem onerar o orçamento. A utilização de softwares de gestão de desempenho também pode ajudar a acompanhar e premiar os colaboradores com base em resultados concretos.
Controle rigoroso dos custos operacionais
Despesas recorrentes, como energia elétrica, telefonia e taxas de máquinas de cartão, podem parecer pequenas à primeira vista, mas, somadas, têm um impacto significativo no faturamento da farmácia. Para manter estes gastos sob controle, é essencial ter um responsável dedicado a monitorar esses custos e estabelecer metas claras de economia. Se o gestor for inteligente e estratégico, além de conseguir mensurar seus gastos com precisão, ele será capaz de definir objetivos de economia acertados.
Pequenos ajustes, como a substituição de lâmpadas comuns por LEDs, que consomem até 80% menos energia do que as lâmpadas incandescentes e têm uma vida útil muito mais longa, o desligamento de equipamentos fora do horário comercial ou a renegociação de tarifas com fornecedores, podem gerar uma economia considerável ao longo do ano. No entanto, para que essas ações sejam eficazes, é crucial contar com um colaborador focado nessas métricas, com metas objetivas e alcançáveis. Isso permitirá que o gestor tenha maior organização e uma visão clara dos custos, garantindo que as despesas sejam gerenciadas de forma estratégica e eficiente.
Gestão eficiente de estoque: menos desperdício e mais lucro
Uma gestão inadequada do estoque pode resultar em desperdício de medicamentos, perdas financeiras e até a falta de produtos essenciais. O custo da mercadoria vendida (CMV) é um dos principais indicadores financeiros que deve ser monitorado, pois tem impacto direto na lucratividade da farmácia. O CMV calcula os gastos necessários para armazenar e repor os itens vendidos até o momento da transação, ou seja, no contexto das farmácias, ele reflete os custos com a reposição de medicamentos, sendo, muitas vezes, a maior despesa desse setor.
Uma estratégia eficaz para reduzir o CMV é analisar o perfil de vendas da farmácia. Ao priorizar a venda de produtos com maior rentabilidade, em vez daqueles com margens menores, a farmácia consegue aumentar a margem de lucro bruta. Como resultado, o CMV diminui, já que o custo com reposição de medicamentos passa a ser proporcionalmente menor em relação às vendas. Além disso, para otimizar ainda mais a gestão de estoque, é importante manter um controle rigoroso das quantidades, evitando tanto excessos quanto faltas de produtos, e negociar melhores condições com fornecedores locais, o que pode reduzir significativamente os custos de reposição.
Automação como aliada na redução de custos e na melhoria do atendimento
A tecnologia tem um papel fundamental na redução de custos e no aumento da eficiência operacional das farmácias. A automação de processos, como controle de estoque e atendimento, libera os funcionários de tarefas repetitivas, permitindo que eles foquem em atividades mais estratégicas, como a consultoria farmacêutica e o relacionamento com os clientes. Soluções como chatbots no WhatsApp agilizam o atendimento, reduzindo a necessidade de ampliar a equipe. Plataformas como o Pedbot permitem que vários atendentes utilizem o mesmo número, otimizando o tempo da equipe e aumentando a produtividade. Isso significa que os funcionários podem atender mais pessoas sem sobrecarga, enquanto os clientes recebem respostas mais rápidas e eficientes.
Além disso, a automação melhora o ambiente de trabalho, reduz o turnover e torna o atendimento mais ágil e eficiente. Ao eliminar gargalos operacionais e otimizar o fluxo de trabalho, a farmácia proporciona uma experiência mais satisfatória tanto para os clientes, que não precisam esperar por atendimento, quanto para a equipe, que ganha mais tempo para focar no que realmente importa. Farmácias que investem nessas inovações não apenas reduzem custos, mas também ampliam seu alcance, geram mais oportunidades de compra e impulsionam as vendas de forma consistente. A digitalização do atendimento, quando bem aplicada, transforma a farmácia em um negócio mais eficiente, competitivo e preparado para o futuro.
Transforme sua farmácia em um negócio mais lucrativo e eficiente
Reduzir custos sem comprometer a qualidade do atendimento é totalmente possível com uma gestão estratégica e bem estruturada. A chave para isso está na adoção de práticas inteligentes, como o dimensionamento adequado da equipe, o controle rigoroso das despesas, a otimização do estoque e a automação de processos. Essas medidas não apenas aumentam a eficiência operacional, mas também melhoram a experiência dos clientes e fortalecem a competitividade da farmácia no mercado. Ao investir nessas estratégias, você garante um negócio mais sustentável, lucrativo e preparado para crescer.